Update: fiscale bewaarplicht
6-2-2018
Wij krijgen geregeld vragen over wat er nu allemaal bewaard moet worden volgens de regels van de Belastingdienst. Natuurlijk is er op de site van de Belastingdienst een brochure beschikbaar.
Samengevat:
Volgens de wettelijke bepalingen moet u boeken, bescheiden en gegevensdrager die van belang zijn voor de belastingheffing minimaal 7 jaar bewaren. Uw gegevens zijn onder andere: papieren facturen, kassa-uitdraaien, kasadministratie, bankafschriften, bankbestanden, kassa-bestanden, elektronische facturen, voorraadtelling, personeelsinformatie, gewerkte uren, roosters, etc.
Voor een controle vraagt de Belastingdienst om zogenaamde brongegevens. Dat zijn gegevens die zijn vastgelegd in bijvoorbeeld een kassa en/of administratiepakket.
Elektronische facturen
Steeds vaker worden er geen facturen meer op papier verstrekt maar enkel digitaal. Digitale facturen moet u dus ook digitaal bewaren. Het meest praktisch is het om een mapje te maken gerangschikt per jaar en bijvoorbeeld per maand. Op die manier is het eenvoudig terug te zoeken.
Kassa
Ook kassa-bestanden vallen onder de bewaarplicht. Deze gegevens moeten dus ook minstens 7 jaar bewaard blijven. Belangrijk is dat bij aanschaf van nieuwe kassa’s of software de historie overgezet moet worden of apart bewaard moet blijven. Vraag hierna bij uw kassa-leverancier.
7 of 10 jaar
De algemene bewaarplicht is 7 jaar, dit moet u rekenen vanaf het jaar waarin de laatste belastingaangifte (Inkomstenbelasting of Vennootschapsbelasting) is gedaan. In de praktijk heeft u dus vrijwel altijd te maken met een termijn die minstens 8 jaar is. Voor BTW gerelateerde zaken geldt een bewaarplicht van 10 jaar, dit is bijvoorbeeld van toepassing als er een pand is aangeschaft met BTW, er geldt dan een zogenoemde herzieningstermijn van 10 jaar. In dat soort kwesties wordt de bewaarplicht verlengd naar 10 jaar.
Backup
In de digitale wereld van nu is het maken van backups belangrijk. Zorg dan ook dat er regelmatig een backup wordt gemaakt van uw (kassa)systeem en opslagruimte.
Meer info op:
